業務改善・業務効率化の事例

会員からの会費徴収の仕組みとして

2020年03月06日

世の中には、同窓会や学会など数多くの団体が存在していて、年会費などの徴収を行ってます。徴収方法は、郵便振替や収納代行などアナログな方法であることが珍しくありません。そのため事務局の担当者は、入金消込や未入金の督促に追われることもしばしばだとか・・・。

今回は、そんな担当者の方のために、らくうるカートを活用した会費徴収の効率化事例をご紹介します。

お互いが面倒？煩雑な作業の原因は会費の徴収方法にあった

都内に本部のある某団体では毎年年会費を郵便振替で徴収していました。払込票を郵送して、口座に入金のあった方をリストから消し込む作業を行うのですが、振込時に振込人名義に会員番号の入力を忘れられたりすると突合に時間がかかってしまうこともあったようです。
また、郵便局まで手続きに行くのが面倒だからクレジットカードで支払いたいという声もいただいていたそうです。

事前に会員登録して、利便性とセキュリティの確保を両立

では、らくうるカートをどのように活用したのでしょうか？
まず、第三者がアクセスできないようにサイトを会員限定サイトにします。
そして、会員の情報をらくうるカートに登録します。
後は、ログイン情報を郵送物などで会員に伝えれば、サイトにログインした際には氏名や住所が自動反映されますし、クレジットカードも使えるようになります。
事務局は、らくうるカートの管理画面で会員の手続き状況を確認できるようになり、とても楽になったとか。

会費徴収は物品販売と異なるためサイトや注文画面の表示最適化が必要ですが、らくうるカートでは専用の会費モードの用意があります。
会費モードに関する詳細は、らくうるカートマニュアルの会費モードとはをご参考としてください。

おまけ（小技的なお話）

会員登録の際にメールアドレスが分からない会員がいた場合には「abc@efg」のように@の後に「.（ドット）」がダミーのメールアドレスを登録しておきます。実際に会員が支払い手続きを行う際にはメールアドレスを正しいものに変更しないと手続きが完了できませんので、結果的に正しいメールアドレスを登録してもらえるようになります。

また、パスワードはどうすればいいの？というご質問をよくいただきます。基本的にはランダムな文字列を設定いただきたいのですが、そうすると個別にパスワードを通知する必要がありますので、ログイン後に本人にパスワードを変更してもらうことが前提ですが、初期パスワードを電話番号にする方法もあります。