海外赴任に必要な手続きや引越の手配を効率化し、人事担当者の業務負担を大幅軽減

株式会社タムラ製作所の海外赴任者サポート活用事例をご紹介

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タムラ製作所は、電子部品・電子化学実装・情報機器の開発・製造・販売を、アジア・欧米などグローバルな拠点で展開しています。人事部門は、年々複雑になっていた海外赴任者の赴任手続き業務を「海外赴任者サポート」で省力化。あわせて海外引越サービスも導入しました。導入の経緯と効果について、株式会社タムラ製作所人事総務本部の大野拓様、髙橋雄太様に伺いました。

ポイント

課題

専門知識が必要なビザ取得業務などは属人化しやすいうえ、近年は各国の入国規定変更が多く、業務量も年々増加。そのため、担当者が変わる際の業務引継ぎも複雑化しており、業務効率化の必要性を感じていた。

導入サービス

海外赴任者サポート

  • 海外赴任に向けた準備のためのガイダンスを実施しています。
  • 海外赴任者に必要な健康診断や予防接種、ビザ取得などの手配業務を代行します。
  • 各種手配業務のスケジュール管理、海外各地での有事情報を共有するなど、さまざまな業務をWeb上で管理することが可能です。

海外引越サービス

  • 海外赴任者ご本人やご家族の、お引越に限らない心配事などもお聞きしながら海外引越を進めます。赴任先の国・地域の生活情報などもご提供しています。
  • 海外での搬入時にはヤマト運輸の社員が立ち会い、日本語でやり取りが可能です。(一部エリアを除く)

効果

  • 複雑なビザ取得に関する手続き業務が軽減され人事担当者の業務負担は1/2以下に
  • 属人化した業務を効率化できたことで担当者変更時の引き継ぎもスムーズに
  • 海外赴任者にも各種手続きの進捗がWeb管理システムで可視化・共有され、海外赴任者からのメールや電話での進捗状況に関する問い合わせが激減
  • 海外引越に関する海外赴任者からの問い合わせやクレームがゼロに

年々複雑化するビザ手配に要する時間と手間が課題

タムラ製作所は、自社の製品が必要とされる世界各地に生産・販売拠点を構え、独自性の高い製品をスピーディに提供することで、企業価値の向上を目指しています。強みとなる分野はIoT、スマートフォンから、自動車、風力・太陽光発電、工作機械まで幅広く、中国などのアジア諸国や欧米を中心に100名程度の海外赴任者を20カ所以上に送り出しています。

人事総務本部マネージャー 大野拓様
人事総務本部マネージャー 大野拓様

「海外赴任は3年または5年の任期で、本人のキャリア形成に対する意向を聞きながら実施しています。海外での売上高が半分以上を占める現在、海外で仕事をすることも当然という社風が浸透しつつあります。海外での活躍を期待して入社する人も多いですね」(大野様)

海外赴任にともなう予防接種、ビザ取得、健康診断など事務的手続きは、以前は人事部門ですべて行っていました。最初は1人、その後2〜3年をかけ2人の担当者へ引き継ぎました。ビザ取得はもっとも手間がかかる業務で、大使館、現地担当者とのやり取り、そして度々変わる入国条件の調査など業務内容が複雑化していきました。また、海外拠点が増え海外赴任者数が増加するにつれて業務量も増えていきました。

「業務があまりに複雑で属人化してしまい、引き継ぎ困難になっていました。そして、業務量が増えたことで人材採用業務などほかの人事業務に手が回らなくなることも課題として感じていました。そんな折、前任の人事担当者がここなら安心して頼める、と見つけたのがヤマト運輸の海外赴任者サポートでした」(大野様)

すばやいレスポンスとWebシステム導入による可視化で業務負担が大幅軽減

海外赴任者サポート導入の決め手は、ビザ取得・海外引越といった個別業務にとどまらず、現地担当者や海外赴任者とのやり取りまで一括してヤマト運輸が対応し、人事担当者が行っていたレベルと変わらぬ水準で業務を依頼できる点だったといいます。

人事総務本部 髙橋雄太様
人事総務本部 髙橋雄太様

「私たちは、新しい地で働く海外赴任者に無用な心配や負担をかけないことを最優先に考えています。外部委託したことで海外赴任者へのサービスが低下しないよう十分に吟味しましたが、ヤマト運輸のスピーディなレスポンス、そして海外赴任者に寄り添った提案力に、前任の人事担当者も太鼓判を押しました」(髙橋様)

海外赴任者サポート導入後、前任者から現在の担当者2人へ引き継がれました。現在、海外赴任者の手続きは、ヤマト運輸担当者がオンラインでサポートに入り、メールとWebシステムで行っています。お知らせや書類確認などの細かなやり取りは、ヤマト運輸担当者が海外赴任者と直接行います。

「普段は適宜状況を確認するだけなので、以前なら2人でかかりきりだったこの海外赴任業務を、既存の業務を止めることなくカバーできています。人事担当者の負担が半分以下になったことは間違いありません。特に、初めて海外赴任する者にとっては不安なことも多くさまざまな疑問が生じますが、それに対してヤマト運輸担当者にタイムラグなく的確に答えていただけるので、安心に繋がっているのも確かです」(大野様)

サービス導入により、ビザ取得に必要な資料などがWeb上で一元管理され、人事担当者も海外赴任者も進捗が一目で確認できるため、「今進捗がどうなっているのか」といったメールや電話での問い合わせが激減したといいます。

また、海外引越に関するクレームは、現在までゼロ。海外赴任先では、日本語のわかるヤマト運輸の現地担当者が責任をもって搬入を担当するので、海外赴任者やその家族の安心感が高まったといいます。ほかにも、海外での日常生活などについて相談できるガイダンスは初めての海外生活に対する不安解消に役立っているとのこと。

ヤマト運輸と共に社員が海外でもさらに安心して働ける環境作りを

新型コロナウイルス感染症の影響で入国条件が厳格化される2021年後半においても、新担当者2人が見守るなか、新たな海外赴任者を無事に送り出すことができました。

「ヤマト運輸は、他社とは思えないくらい弊社の社内事情を理解して動いてくれるため、複雑な業務にもかかわらず、無事に対応できました。また、新型コロナウイルス感染症の影響下、平常時と異なる事態にもかかわらず、柔軟に対応し、スムーズな手配ができたのは予想以上の成果です」(大野様)

大野様 髙橋様
「ヤマト運輸の担当者は、他社とは思えないくらい弊社の社内事情をよく理解して動いてくれた」(大野様)

海外各国でのロックダウンしかり、クーデターしかり、世界情勢はめまぐるしく変化しています。バングラデシュ、ミャンマーにも拠点があるタムラ製作所では、海外赴任者の安全・安心のための情報収集も切迫した課題と感じているそうです。

「地域の医療体制や各国政府や自治体の指針など、安全にかかわる情報の大切さを実感しています。我々だけでは把握しづらい現地情報を共有いただくなど、海外赴任者の安心に役立つサービスがあれば検討したいです」(大野様)

また、遠く離れて暮らす海外赴任者へ、日本食を送りたいといった声も家族から多く上がります。

「食生活は、安全と並んで海外赴任者のQOLを向上させ、働く活力となります。ヤマト運輸では生活物資輸送支援サービスもされているので、今後是非利用を検討してみたいですね。」(髙橋様)

タムラ製作所では、各地で必要とされる製品づくりに向け更に海外拠点を強化していく予定といいます。

「日々変化するビジネス戦略にふさわしい人材をスピーディに送り出し、必要によって海外人材を受け入れるなど、今後も行き来が減ることはありません。行く先々で安心して海外赴任者が働けるように、ビジネスパートナーとしてヤマト運輸が多数持つ海外拠点の強みをこれからも提供していただきたいと思います」(大野様)

※掲載記事の内容は取材当時のものです。

企業情報

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https://www.tamura-ss.co.jp/

代表取締役社長:浅田 昌弘

所在地:〒178-8511
東京都練馬区東大泉1-19-43

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