セール期の発送業務にどのように対応していくかは、ECサイトにとっての大きな課題のひとつ。年に数度のセールや季節ごとのイベントは、大きな売上拡大につながるチャンスです。しかし、受注が増えるということは、その分出荷作業に人員を割かなければならないということ。対応が追い付かず、期待したほどの売上を上げられなかったというケースもあるでしょう。臨時の人を雇うための採用コストも軽視することはできません。
こうした問題を解決するためには、発送代行が有用です。ここでは、発送代行に依頼できる内容や、活用するメリットのほか、発送代行を選ぶ際のポイントをご紹介します。
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発送代行とは？
発送代行とは、ECサイトなどで販売した商品の発送業務を代行するサービスです。発送には、梱包や出荷など、さまざまな対応が必要となります。発送にかかわる業務を代行してくれるため、業務にかかる負担を減らすことが可能です。発送代行の中には、受注後のほぼすべての工程を委託できるサービスもあれば、一部だけを委託できるサービスもあり、自社の状況に合わせて活用できます。
発送代行の需要が拡大している理由
近年、スマートフォンの普及によって、インターネットやECサイトを利用する人が増加しました。衣類や食品、日用品などから、家具や家電といった大型のものまで、多くのものがインターネットを介して売買されています。こうした状況の中で、ECサイト同士の競争も激化。顧客満足度を高めるためには、スピーディで正確性の高い配送や、多種多様な商品の取り扱いとそれに適した梱包、送料の圧縮などが求められています。しかし、これらすべてに自社だけで対応するのは困難です。商品が多く売れるようになり、規模が大きくなればなるほど発送作業は煩雑化していきます。こうなると、発送業務にかかる負担はますます増大していき、慢性的な人手不足を招きかねません。こうした問題から、発送業務を外部にアウトソーシングするケースが増えているのです。
発送代行で委託できる主な業務
発送代行では、下記のように発送に関連する多くの業務を代行できます。代行可能な業務のうち一部だけを委託することもできるので、発送業務のボトルネックがどこにあるのかを見極め、自社の状況に適したサービスを選択するのがおすすめです。商品の入庫や在庫管理
商品の在庫管理・保管から委託する場合、ECサイトなどで販売する商品を、ケースやピース単位で倉庫に預け、在庫管理を行う必要があります。在庫表と実際の入庫数が合っているかといった確認作業も在庫管理に含まれます。
検品
検品とは、商品一つ一つについて、汚れや不良品、破損などの問題がないかどうかを確認することです。検品をしっかり行うことで、不良品を販売してクレームにつながるリスクを避けられます。
ピッキング・流通加工
ピッキングとは、注文のあった商品を倉庫から集める作業のこと。発送先ごとに集めることをシングルピッキングといいます。流通加工は、商品に付加価値をつける作業のことをいい、チラシを挟み込んだり、商品にシールを貼ったりといった作業を行う場合もあります。
梱包・帳票発行・出荷・配送
段ボールや緩衝材を用いて、商品が破損しないように梱包を行う業務も発送代行に含まれます。その後、お客さまのもとへ運送会社から発送を行います。配送伝票の発行や、商品に同封する納品書の発行なども代行業者に依頼可能です。
発送代行の中には、発送業務の中でも特に手間のかかる、帳票発行やシングルピッキング、梱包、出荷作業のみを委託できるサービスもあります。ヤマト運輸の「ピック＆デリバリー」は、ヤマト運輸がEC事業者さまの代わりに帳票発行・シングルピッキング・梱包・出荷を代行します。その日出荷する商品をまとめてヤマト運輸に引き渡すだけで作業が完了できるため、人員を増やさずに出荷業務に対応が可能です。
自社で発送業務をする場合にかかる費用
自社で発送業務を行っている場合、商品の入荷から発送までのあいだに、下記のようなコストが発生します。＜発送業務にかかる費用＞
・保管費：商品を保管する倉庫代、温度管理や品質管理などにかかる費用
・資材費：商品を梱包するための資材の費用
・配送費：商品を発送するのにかかる費用
・人件費：ピッキング、検品、梱包、発送などにかかるスタッフの人件費
特にセール期の場合、自社で発送業務を行っていると、業務に慣れないスタッフが対応したり、忙しかったりすることで誤発送や発送遅延などが起こるケースも。そういった場合、顧客満足度の低下やECサイトの評価が悪くなるといった損失が発生する可能性もあるため、注意が必要です。
また、スタートアップで受注数がまだ多くないECサイトの場合は、倉庫代がかさんで商品の販売価格が高くなり、結果的に顧客離れが起こるといった問題につながることもあります。
発送代行のメリット
続いては、発送代行を依頼する主なメリットを4つご紹介します。自社の課題とマッチするメリットがある場合は、発送代行の活用を検討してみるといいでしょう。
発送ミスが減少する
発送専門の代行業者は、誤出荷を起こさないためのノウハウが蓄積されています。発送の専門業者ですから、その分、確実性の高い仕事が期待できるでしょう。セール期での出荷増で特に起こりがちな発送のミスも軽減され、安定したクオリティで商品を届けることができるようになります。
在庫スペースが不要になる
在庫の保管も、発送代行業者に委託できるサービスのひとつ。これまで在庫保管に利用していたスペースが不要になるため、倉庫の維持費などを軽減できます。特にセール期は、いつも以上に商品数も増えるため、保管スペースが足りなくなる・・・ということも。発送代行を活用した場合、在庫数に合わせたスペースの確保も必要なくなります。
自社の敷地内に在庫を保管している事業者さまは、空いたスペースで別のサービスを展開することも可能です。特に、製造や店舗業務などとECサイト運営を並行して行っている場合、在庫の保管に必要だったスペースを活用して、新たな利益を生み出すことも期待できます。
発送にかかるコストを圧縮できる可能性がある
発送代行業者に業務を依頼すると、これまで発生していた下記のようなコストがすべて代行費用に一本化されます。
＜代行費用に一本化できるコスト＞
・発送費用
・梱包資材などの費用
・商品を保管しておくための倉庫代
・商品管理と発送業務を行う人件費や教育コスト
代行業者では、大口の取引を行うことで、倉庫代や発送費用、梱包資材の仕入れ費用などを低減しています。また、独自のノウハウや機械化などといった、人件費削減につながる施策をとっている場合も。代行費が新たに発生しますから、必ずしもコストの削減につながるとはいえませんが、総合的に考えれば、自社で対応するよりも低コストになる可能性は十分に期待できます。
企画・販促などの業務に集中できる
商品の発送業務には、多大な時間と手間がかかります。発送を代行業者に任せて社員がコア業務に集中できる環境を作れれば、生産性の向上が見込めます。
また、セール期などのタイミングで人員の補充をする必要もなくなるため、新たなスタッフの採用計画を立てたり、シフトを組んだりする必要もありません。こうした対応はすべて代行会社側が調整するため、セールの販売戦略や仕入れに注力できます。
特にセール期は、受注が急増し出荷作業に追われてほかの業務に手が回らないケースがあります。そのようなときは発送代行の活用がおすすめです。
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発送代行のデメリット
生産性の向上に大きく期待できる発送代行ですが、デメリットもあります。発送代行の利用を検討する際に知っておきたいデメリットを3つご紹介します。顧客情報の取り扱いに伴うリスク
発送代行を利用するということは、顧客の個人情報を発送代行業者に渡すということです。もちろん、発送代行業者はそれぞれの企業の規定に沿って個人情報の管理を行いますが、顧客情報を他社と共有することは避けられません。業者の選定を間違えると、個人情報漏洩のリスクが高まることになるため、委託する際は慎重にお選びください。
ノウハウが蓄積されない
発送業務を外部委託することで、その分のリソースを本業に回せるようになります。一方で、発送業務は行わないため、ノウハウを自社に蓄積することはできません。
何らかの理由で代行をやめた際に、発送や梱包をスムーズに行えなくなる可能性もあるため注意が必要です。
臨機応変に対応できない場合がある
発送代行業者の中には、急なキャンセルや別の注文の同梱依頼といった個別の対応が難しい業者もあります。自社の場合、どのようなケースがあるかをしっかりと踏まえ、発送代行業者に委託すべきかご検討ください。
発送代行の費用内訳
発送代行の費用は、大きく「固定費」と「変動費」に分けられます。固定費とは、基本料金に該当する費用で、出荷個数にかかわらず発生します。一方の変動費は、保管する商品の数や出荷個数に応じて変動する費用です。
ただし、利用する業者やサービスの内容によって、固定費の有無や変動費の内訳は変わります。特に、少量の代行と大規模な代行では、費用そのものや料金形態が変わる可能性が高いでしょう。小規模のECサイトでは固定費を抑え、利用量に応じたコストを負担するスタイルが効率的な場合もあります。自社の出荷業務にかかるコストと、代行費用を比較して検討するのがおすすめです。
＜一般的な発送代行の固定費＞
・基本費用：管理費用・システム利用料など
・倉庫費用：倉庫の貸し出し費用（貸し出し単位は発送代行業者によって「1坪」「1パレット」「1ラック」など）
＜一般的な発送代行の変動費＞
・入庫・出庫費用：入出庫時のピッキングや検品にかかる費用
・梱包費用：商品の梱包費用で、梱包資材の費用や人件費が含まれます（ギフト用ラッピングなど、特殊な梱包が必要な場合は別料金がかかることもあります）
・配送費：商品を配送するための費用（発送代行業者の発送は、外部の運送業者と提携して行うケースと、自社が配送するケースの両方があります）
発送代行を選ぶ際のポイント
発送代行には、多くの種類があり、それぞれ特徴が異なります。セール期の忙しさを軽減したいからといって安易に契約してしまうと、思ったとおりのメリットが得られない可能性も・・・。続いては、発送代行を選ぶときに確認しておきたいポイントをご紹介します。
自社発送と発送代行のコストをそれぞれ比較して検討を
コスト面のメリットがどの程度あるかは、発送代行を利用する上で重要なポイント。現在発送業務にかかっているコストと、発送代行を利用した場合のコストを比較してみましょう。時期によって利用量に変動がある場合は、年間のコストを比べてみてください。
なお、費用は利用するサービス内容によっても変わります。発送代行業者の中には、少量の対応が可能で、固定費をかけずに一部のサービスだけを委託できるサービスもありますので、選択肢のひとつに入れてみるのがおすすめです。
商品実績や信頼性があるかを確認しておこう
発送代行業者には、自社の商品と顧客の情報を任せることになるため、信頼のおけるパートナー選びが大切です。どのような企業が、どういったサービスを活用しているかといった、これまでの実績を確認することで、信頼性や安全性をある程度確認することができます。
また、自社の取り扱う商品に対する知見や実績を確認しておくことも大切なポイント。特に、壊れやすい品や大型商品、温度管理が必要な品など、取り扱いにノウハウが必要なものを預ける場合はご注意ください。
出荷可能数が自社の規模に合っているか
対応できる商品の数も、重要なポイントです。上限、下限ともに制限が設けられている場合がありますので、自社の規模に合っているか確認しておくことが大切。
「一定の発送数を超えると追加料金が発生する」といった料金システムの業者もあるため、コスト面の比較をする際にも意識しておく必要があります。
保管場所の確認も大切
商品の保管を委託する場合は、保管場所も確認しておくと安心です。自社と保管場所が近ければ、万が一トラブルがあった際にも、すぐに確認に行くことができます。
どのようなサポート体制か
万が一トラブルが起こった場合にどのような対応をしてくれるのかも、事前に見ておきたいポイントのひとつ。また、問い合わせ窓口の対応時間やつながりやすさ、柔軟性なども確認しておくと、トラブルが発生した際に安心です。
システムの連携可否についても確認しておく
自社で使用しているシステムが、発送代行業者のシステムと連携できるかどうかも確認が必要です。自社で受けた注文データの受け渡しなどがスムーズに行えるよう、適した代行業者を選びましょう。
発送代行を上手に活用して、セール期を乗り切ろう
発送代行は、自社の業務負担の大幅削減につながる便利なサービスです。前回のセール期に、注文増に対応できず、配送の遅れが生じてしまった・・・と出荷業務に課題を持つ事業者さまは、ぜひ活用を検討してみましょう。ただし、発送代行の使い方を誤ると、コストがかさんでしまう可能性もあります。自社の状況に応じて、上手に活用することが大切です。ヤマト運輸の「ピック＆デリバリー」なら、固定費をかけずに利用が可能。手間のかかる個別梱包や出荷業務のみを委託できるため、固定費の負担が大きくなりがちなまだ出荷数の少ない事業者さまにもおすすめです。次回のセール期に向けて、出荷業務の見直しを行っている事業者さまは、ぜひ検討してみてください。
